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Werden Sie Herr über Ihre Email-Flut

Wir kennen alle das Problem, mit den Massen an täglichen Emails fertig zu werden. An manchen Tagen bräuchte man ein Büro um zu sortieren, auszumisten, zu ordnen und dann zu bearbeiten und zu beantworten.

  • Jeder von uns hat zudem noch mehrere Email-Accounts. Fangen Sie hier schon an, so viel Accounts wie möglich in ein Email-Programm zusammenzufassen, d.h. t-online.de, web.de, Ihre eigenen Seiten-Adressen etc. zum Beispiel in Outlook o.ä. zu bündeln. Auf diese Weise sparen sie schon mal Zeit und müssen nicht ständig die einzelnen Server aufrufen.
  • Gewöhnen Sie sich an, nicht ständig nach neuen Emails zu schauen, sondern setzen Sie sich Zeiten. Ich mache es z.B. so, dass ich morgens als erstes meine Emails hole, dann mittags und nachmittags und wenn ich ganz neugierig bin, auch noch mal vor dem Schlafengehen. Es geht eine Unmenge an Zeit verloren, die man produktiver gestalten könnte, wenn man den Emailanzeiger immer offen lässt. Tun Sie’s nicht!
  • Erstellen Sie Ordner, in die Sie bestimmte Emails nach Erhalt schieben können, auch zum Aufbewahren bestimmter Vorgänge oder zum späteren Nachschauen. Ich lege hochwertige Informationen von bestimmten Internetmarketern in einzelne Ordner ab, so habe ich sie immer schnell zur Hand, wenn ich was nachschauen will. Auch für meine verschiedenen Seiten habe einzelne Ordner angelegt und lege dorthin die dazugehörigen Korrespondenzen.

Wenn Sie dann Ihre Post geholt haben, dann sortieren Sie vor und zwar :

  • immer die jüngsten Emails zuerst, d.h. von oben nach unten. Wenn Sie das nicht tun, kann es sein, dass Sie Vorgänge mehrmals lesen müssen, weil es immer Antworten auf Ihre zuvor gestellten Fragen sein könnten; auch das wäre ein viel zu hoher Zeitaufwand;
  • Emails mit für Sie wichtigen Inhalten werden zuerst bearbeitet; wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt bearbeiten wollen, dann markieren Sie sie mit rot;
  • Emails, die nur Informationszwecken dienen, sortieren Sie sofort aus: die unwichtigen mutig ins „Töpfchen“, sprich in den Papierkorb, die interessanten lassen Sie stehen und lesen sie dann, wenn Sie etwas mehr Zeit haben; auch die markieren, vielleicht aber dann mit einer anderen Farbe;
  • verschieben Sie die wichtigen Emails in die dafür vorgesehenen Ordner.

Auf diese Weise wird man über die Email-Flut doch ganz gut Herr und hat seine Zeit besser im Griff. Vor allen Dingen aber behält man die Übersicht.



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